POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

AXIA IB S.A.S.

NIT 900209223 – 1

 

  1. DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente Política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

 

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

b) Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

c) Bases de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. Las Bases de Datos podrán ser física o electrónica.

d) Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

 e) Contrato de Transmisión: contrato que suscriba el Responsable con los eventuales Encargados para el Tratamiento de Datos Personales bajo su control y responsabilidad, señalará los alcances del Tratamiento, las actividades que el eventual Encargado realizará por cuenta del Responsable para el Tratamiento de los Datos Personales y las obligaciones del Encargado con el Titular y el Responsable.

f) Datos Personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

g) Dato Público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.

h) Datos Sensibles: todos los datos sensibles, aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, las pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derecho humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

i) Encargado: persona, natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.

j) Personas Autorizadas: las personas que podrán ejercer los derechos del Titular, las cuales se listan en el Artículo 5.2 de la presente Política.

k) Política: la presente Política.

l) Registro Nacional de Bases de Datos: directorio público de las bases de Datos Personales sujetas a Tratamiento administrado por la SIC.

m) Responsable o AXIA: AXIA como entidad que, por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

n) SIC: la Superintendencia de Industria y Comercio.

o) Titular: la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

p) Transferencia: la situación en la cual el Responsable y/o el eventual Encargado, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

q) Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

r) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, incluyendo pero sin limitarse a la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales.

 

  1. DATOS RECOLECTADOS

 

2.1.     El Tratamiento de AXIA consistirá en la recolección, almacenamiento, uso, intercambio, reproducción o compilación, análisis, reporte, circulación, actualización, sistematización y organización, conservación, rectificación y supresión de Datos Personales, todos ellos de forma parcial o total, de acuerdo y en proporción con las finalidades establecidas en la presente Política.

 

2.2.     AXIA recolecta y trata únicamente datos de personas naturales determinadas o determinables, relacionadas con su práctica industrial, comercial y empresarial.

 

2.3.     AXIA no recolecta ni permite el Tratamiento de información de Datos Sensibles ni relacionados con niños, niñas o adolescentes. No obstante, en caso de que con ocasión del desarrollo del objeto social de AXIA el Titular suministre información que pueda considerarse como un Dato Personal o en su defecto como un Dato Sensible, AXIA se compromete a darle estricto cumplimiento a la normatividad aplicable y a los principios de tratamiento establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013 sobre protección de datos personales y demás normas que la reglamenten.

 

2.4.     La recolección de Datos Personales o Datos Sensibles del Titular puede hacerse mediante la entrega directa y/o personal por cualquier medio de contacto físicos o electrónicos entre el Titular y el Responsable o su(s) eventual(es) Encargado(s). También puede recolectar Datos Personales de manera indirecta a través de fuentes de acceso público y de otras fuentes disponibles

 

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

El Responsable del Tratamiento es:

AXIA IB S.A.S.

Dirección: Calle 86 No. 10 – 88 Oficina 503 Edificio Torre Empresarial La Cabrera.
Correo electrónico: morjuela@axiaib.com
Teléfono: 5300800

http://www.axiaib.com

 

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

 

4.1.     Los Datos Personales proporcionados a AXIA serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades: (i) Desarrollar el objeto social y la actividad comercial de AXIA y para el cumplimiento de las obligaciones originadas y derivadas de cualquier relación jurídica y/o comercial que se establece con el Titular; (ii) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales; (iii) El ejercicio de los derechos y cumplimiento de los deberes de los accionistas de AXIA; (iv) Controlar y prevenir el fraude y el lavado de activos; (v) Proveer los servicios requeridos por sus clientes; (vi) Realizar llamadas, enviar correos electrónicos o mensajes de texto a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, con información comercial, publicitaria o promocional; (vii) Desarrollar el proceso de reclutamiento, selección, evaluación, y vinculación laboral; (viii) Realizar estudios internos o procesos de auditoría interna o externa; (ix) Archivar y actualizar los sistemas de protección y custodia de información y Bases de Datos de AXIA; (x) Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las Bases de Datos; (xi) Cumplir con las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.

 

  1. DERECHOS DEL TITULAR

 

5.1.     De conformidad con la presente Política y la normativa aplicable, el Titular podrá ejercer los siguientes derechos, respecto de los Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de AXIA: (i) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable o al Encargado del Tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la Transmisión de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; (ii) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a AXIA como Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento; (iii) Ser informado del Responsable o del Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales; (iv) Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Política y al régimen de protección de datos personales. El Titular o las Personas Autorizadas solo podrán elevar quejas ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo establecido en los Artículos 6 y 7 de la presente Política; (v) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, aplicando el procedimiento del sucesivo Artículo 7. La solicitud de supresión y/o la revocatoria de la Autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos; y (vi) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento para el cual deberá enviar solicitud escrita al Responsable o al Encargado.

 

5.2.     Los derechos del Titular podrán ejercerse por las siguientes personas: (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; (ii) los Causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; (iv) por estipulación a favor de otro o para otro; y (v) en caso de niños, niñas y adolescentes, por la personas que están facultadas para representarlos.

 

5.3.     Los Datos Personales del Titular podrán ser suministrados a las siguientes personas: (i) al Titular, sus Causahabientes o sus representantes legales; (ii) a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; y (iii) a los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

 

5.4.     La veracidad, autenticidad, vigencia y exactitud de la información que proporcione el Titular o las Personas Autorizadas es responsabilidad del Titular el cual se compromete a notificar a AXIA cualquier cambio que sufra esa información.

 

  1. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA

 

6.1.     El Titular o las Personas Autorizadas, podrán consultar los Datos Personales del Titular mediante comunicación escrita que contenga como mínimo la siguiente información: (i) nombre del Titular y copia de los documentos que lo acrediten como tal; (ii) datos de contacto del Titular (teléfono, email, domicilio); (iii) descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los que requiere la consulta; (iv) descripción clara y precisa de la solicitud de consulta; (v) en el caso en que el procedimiento de consulta sea requerido da una Persona Autorizada, la comunicación también tendrá que contener el nombre de la Persona Autorizada y copia de los documentos que lo acrediten como tal.

 

6.2.     Dichos documentos deberán ser radicados: (i) en físico a la siguiente dirección: AXIA IB S.A.S. Calle 86 No. 10-88, Oficina 503, Edificio Torre Empresarial La Cabrera de la ciudad de Bogotá D.C., dirigido a la Área Administrativa de AXIA de manera presencial, de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 5:00 PM; o (ii) al correo electrónico dirigido a la dirección morjuela@axiaib.com con el asunto “Solicitud de consulta Datos Personales”.

 

6.3.     AXIA responderá la solicitud del Titular en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir desde la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

6.4.     En todos los casos, la respuesta se dará por la misma vía por la que haya presentado la solicitud o en su caso por cualquier otro medio acordado con el Titular o las Personas Autorizadas.

 

6.5.     El Titular tendrá el derecho de consultar de forma gratuita sus Datos Personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de la Política que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mese calendario, el Responsable podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. En todo caso, los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

 

  1. PROCEDIMIENTO DE RECLAMO

 

7.1.     El Titular o las Personas Autorizadas, que consideren que la información contenida en los Datos Personales del Titular deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o advierten el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa aplicable, podrán presentar reclamo mediante comunicación escrita que contenga como mínimo la siguiente información: (i) nombre del Titular y copia de los documentos que lo acrediten como tal; (ii) datos de contacto del Titular (teléfono, email, domicilio); (iii) descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los que busca ejercer alguno de los derechos; (iv) descripción clara y precisa de su reclamo, de los hechos que dan lugar al reclamo y los documentos que se quiera hacer valer; (v) cualquier otro elemento o documento que facilite la localización de los Datos Personales del Titular; (vi) en el caso de las solicitudes de corrección y/o actualización de Datos Personales del Titular, también indicar las modificaciones a realizarse y aportar la documentación que sustente su petición; (vii) en el caso en que el procedimiento de reclamo sea requerido da una Persona Autorizada, la comunicación también tendrá que contener el nombre de la Persona Autorizada y copia de los documentos que lo acrediten como tal.

7.2.     Dichos documentos deberán ser radicados: (i) en físico a la siguiente dirección: AXIA IB S.A.S. Calle 86 No. 10-88, Oficina 503, Edificio Torre Empresarial La Cabrera de la ciudad de Bogotá D.C., dirigido a la Área Administrativa de AXIA de manera presencial, de lunes a viernes en horario 8:00 AM – 1:00 PM y 2:00 PM a 5:00 PM; o (ii) al correo electrónico dirigido a la dirección morjuela@axiaib.com con el asunto “Reclamo Datos Personales”.

7.3.     Si la información del reclamo es errónea y/o insuficiente y/o incompleta, AXIA solicitará, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, que aporte las informaciones y/o los elementos y/o los documentos necesarios para dar trámite al mismo. Trascurrido dos (2) meses contados a partir de la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente las informaciones y/o los elementos y/o los documentos requeridos, se tendrá por desistido el reclamo.

7.4.     Una vez recibido el reclamo completo y en un término no mayor a dos (2) días hábiles, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

7.5.     En todo caso, AXIA atenderá el reclamo del Titular en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

7.6.     En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación el interesado.

 

7.7.     En todos los casos, la respuesta se dará por la misma vía por la que haya presentado la solicitud o en su caso por cualquier otro medio acordado con el Titular o las Personas Autorizadas.

 

  1. DATOS SENSIBLES

 

8.1.     El Tratamiento de Datos Sensibles está prohibido excepto en los casos expresamente señalados en la normativa aplicable. Cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en la normativa aplicable, deberá cumplirse en el respecto de las siguientes obligaciones: (i) informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento; (ii) informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la Autorización para la recolección de cualquier tipo de Dato Personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso; y (iii) ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Sensibles.

8.2.     El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por AXIA, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

  1. DATOS DE MENORES DE EDAD

9.1.     El Tratamiento de información de niños, niñas y adolescentes está prohibido salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: (i) que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; (ii) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales; y (iii) se recolectara los datos de los menores con el fin de afiliarlo a cajas de compensación y seguridad social en calidad de beneficiarios.

9.2.     El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

 

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

10.1.   AXIA ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares a fin de minimizar los riesgos de daño, destrucción o pérdida – incluso accidental – alteración, destrucción, uso, acceso o tratamiento ilícito, no autorizado o fraudulento o que no se ajuste a las finalidades de recopilación de datos indicadas en la Política, de conformidad con lo dispuesto en la legislación aplicable, en la Política y lo demás procedimientos e instrucciones de aplicación de la Política.

 

10.2.   El acceso a los Datos Personales está restringido a aquellos empleados, contratistas, representantes y agentes de AXIA encargados del Tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de AXIA. AXIA no permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los Datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.

 

10.3.   No obstante lo anterior, AXIA no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales e información diferente a estos contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

 

  1. TRANSFERENCIA Y TRASMISIONES DE DATOS

 

11.1.   AXIA podrá transferir Datos Personales del Titular con el objeto de dar cumplimiento a sus obligaciones jurídicas y/o comerciales.

 

11.2.   Los receptores de los Datos Personales, están obligados a mantener la confidencialidad de los Datos Personales y a cumplir la Política y lo demás procedimientos e instrucciones de aplicación de la Política.

 

11.3.   La Transmisión y Transferencia internacionales de Datos Personales se hará de conformidad con las leyes de protección de la información aplicables.

 

  1. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

 

12.1.   Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la Autorización del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

 

12.2.   La Autorización del Titular no será necesaria en los casos establecidos de la normativa aplicable y, entre otros, Datos Públicos, información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

12.3.   En el evento que los Datos Personales suministrados por el Titular pertenezcan a terceras personas, se entenderá que el Titular está facultado para otorgar dichos datos. El Titular es responsable frente a esos terceros por haber suministrado la información, siempre que el Titular mantenga indemne a AXIA de cualquier reclamación.

 

12.4.   Con la utilización del sitio web de AXIA, el Titular manifiesta que ha leído, entendido y acordado los términos de la presente Política, lo que constituye su consentimiento a los cambios y/o actualizaciones respecto al Tratamiento de sus Datos Personales.

 

  1. CAMBIOS A LA POLÍTICA

 

13.1.   La Asamblea General de Accionistas o el Representante Legal de AXIA, se reservan el derecho de modificar y/o actualizar, total o parcialmente, la Política a efecto de incluir novedades legislativas, políticas internas, avances tecnológicos o prácticas de mercado.

 

13.2.   La Política y sus correspondientes modificaciones serán publicadas en el sitio web de AXIA http://axiaib.com.

 

13.3.   Es obligación del Titular revisar el contenido de la Política, antes de enviar cualquier dato considerado como Datos Personales.

 

  1. LEY APLICABLE

 

14.1.   Todo lo concerniente a la entrega, recepción, manejo y protección de Datos Personales, entre el Titular y AXIA y/o el eventual Encargado, se rige por la legislación Colombiana vigente en materia de protección de Datos Personales.

 

  1. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

 

15.1.   La presente política de tratamiento entró en vigencia el día 26 de julio de 2013. Las Bases de Datos tendrán una vigencia igual al periodo necesario para las finalidades establecidas en presente Política y para que AXIA desarrolle las actividades propias de su objeto social.

 

Última actualización octubre de 2016.